Каждый факт хозяйственной жизни следует регистрировать с помощью первичного учетного документа, который должен содержать обязательные реквизиты (ч.ч. 1-2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
В настоящее время допускаются два варианта составления первичного учетного документа (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
на бумажном носителе;
в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Что касается бумажных первичных документов, то практически в каждой организации бухгалтерская служба сталкивается с ситуацией, когда такие документы либо поступают несвоевременно или вовсе отсутствуют, либо оформлены ненадлежащим образом, либо представлены только в виде скан-копий. В большей степени это относится к документам от поставщиков. Приходится разворачивать целую кампанию по поиску и приведению документов в порядок и тратить на это драгоценное время.
Электронные документы, созданные в программах 1С посредством электронного документооборота и используемые в качестве первичных учетных документов, полностью соответствуют требованиям законодательства. Кроме того, ЭДО с контрагентами имеет ряд других неоспоримых преимуществ. Это:
сокращение времени обмена документами с контрагентами - обмен электронными юридически значимыми документами происходит за считанные минуты;
отказ от "ручного" ввода данных и снижение ошибок, связанных с человеческим фактором, поскольку документы поступления (накладные, акты, счета-фактуры, УПД от поставщиков) в учетной системе создаются автоматически на основе входящих электронных документов;
сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему;
снижение времени на подготовку и представление документов по требованиям налоговых инспекторов. О представлении документов по требованию ИФНС из "1С:Бухгалтерии 8" см. в № 2 (февраль), стр. 27 "БУХ.1С" за 2021 год и в статье "Представление документов по требованию ФНС из "1С:Бухгалтерии 8";
сокращение затрат на ведение "бумажного" документооборота (оплата труда оператора, стоимость бумаги и картриджей, хранение документов и пр.);
отказ от ведения бумажного архива - архив электронных документов создается в программах 1С автоматически. В ходе стандартных процедур по резервированию информационной базы можно создавать резервную копию электронного архива;
удобство контроля статуса документооборота. Статусы (например, Ожидается подтверждение, Ожидается исправление, ЭДО завершен) можно проверить с помощью отбора или фильтров вместо ручного разбора папок с бумажными документами;
возможность для руководителя подписывать электронной подписью сразу группу документов, выбранных с помощью гибкой системы фильтров;
безопасность обмена электронными документами, что приобретает особую значимость в период пандемии.
В программы 1С встроен сервис 1С-ЭДО (включая 1С-Такском), который обеспечивает электронный документооборот с контрагентами, в том числе с контрагентами, которые используют другие учетные программы (не 1С).
Для работы сервисов необходим доступ в интернет, установленный на рабочем месте криптопровайдер, а также усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Можно использовать сертификат, полученный при подключении к сервису 1С-Отчетность. При отсутствии у организации электронной подписи ее можно получить с помощью сервиса 1С:Подпись, заявку на сертификат можно отправить прямо из программы 1С.
Чтобы начать обмен электронными документами, достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы и получить от него подтверждение. Подробнее см. .
О возможностях и условиях использования сервисов и см. на Портале .
1С:ИТС
Если по какой-либо причине ЭДО не применяется при обмене документами с тем или иным контрагентом, то для ускорения документооборота можно воспользоваться сервисом ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть. Данный сервис позволяет отправлять и получать документы в программах 1С без настройки обмена и криптографии, а также без электронной подписи. Для работы сервиса необходим доступ в интернет.
Полученные от контрагента электронные документы автоматически заносятся в базу, что сокращает время ввода документов и уменьшает количество ошибок и опечаток. При этом, в отличие от полноценного ЭДО, электронные документы без электронной подписи не имеют юридической силы и требуют наличия бумажных оригиналов.
Подробнее об условиях использования сервиса ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть см. на Портале.
Если контрагенты не используют сервисы 1С-ЭДО, 1С-Такском и ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть, то упростить процесс регистрации первичных учетных документов в информационной системе поможет обмен документами по электронной почте. Также приходные документы от поставщика можно загружать из сохраненных файлов. При этом поставщик обязан передать (или отправить по почте) своему покупателю (заказчику) документы, оформленные на бумажном носителе.
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» (релиз 3.0.42.84).
Во всех случаях, когда в организации не используется обмен с контрагентами электронными юридически значимыми документами, бухгалтерской службе придется контролировать наличие надлежаще оформленных документов.
Для приходного "бумажного" документа это означает, что он должен быть физически получен от поставщика и при этом содержать все обязательные реквизиты в соответствии с Законом № 402-ФЗ.
Допустимо ли иметь скан-копию первичного учетного документа вместо его оригинала? По этому вопросу Минфин России высказывал противоположные мнения.
С одной стороны, Закон № 402-ФЗ не предусматривает принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов (письмо Минфина России от 02.10.2020 № 03-03-06/1/86376).
При этом в исключительных случаях организация вправе использовать скан-образы первичных документов для регистрации и хранения данных (письма Минфина России от 22.10.2020 № 03-03-06/1/92073, от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451). Полагаем, что пандемия коронавируса как раз относится к таким исключительным случаям.
Но с целью снижения рисков организация должна приложить максимум усилий, чтобы получить юридически значимый документ от поставщика. Как вариант можно попросить контрагента вместо оригинала бумажного документа прислать его скан-образ, подписанный электронной подписью.
Обратите внимание, что по Закону № 402-ФЗ наименование должности лица (лиц), совершивших сделку (лиц, ответственных за оформление свершившегося события), а также подписи этих лиц с указанием фамилии и инициалов являются обязательными реквизитами первичного документа. Документ, не содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа, в том числе надлежаще не подписанный сторонами сделки, не принимается к учету (письмо Минфина России от 05.11.2020 № 03-03-07/96407).
Почему использовать факсимильную подпись при оформлении первичных документов рискованно - см. в статье "Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью".
Еще один вопрос, который часто возникает при обмене бумажными документами: насколько критично отсутствие подписи контрагента на расходных накладных и актах?
В связи с пандемией коронавируса и массовым переводом организаций на удаленную работу Бухгалтерский методологический центр (БМЦ), который является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных статьей 24 Закона № 402-ФЗ, выпустил рекомендацию № Р-113/2020-КпР "Первичные учетные документы в условиях удаленной работы" (утв. 06.04.2020 Фондом "НРБУ "БМЦ").
В Рекомендации Р-113/2020-КпР уточняется, что Закон № 402-ФЗ допускает возможность, но не требует подписания первичного учетного документа несколькими лицами. Подписи лиц со стороны контрагентов организации не входят в число обязательных реквизитов первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ. К тому же указанный закон устанавливает обязательные реквизиты первичного учетного документа, но не определяет конкретные виды документов, которые должна использовать организация для оформления фактов хозяйственной жизни.
Поэтому, по мнению БМЦ, организация вправе для оформления любого факта хозяйственной жизни, в том числе связанного с ее отношениями с контрагентами, составлять и подписывать первичный учетный документ без участия других сторон.
Отметим, что следует различать хозяйственные документы (документы, оформляемые в целях реализации гражданско-правовых, трудовых и иных договоров организации с другими лицами, например, акты приема-передачи имущества, товарные, транспортные накладные и др.) и первичные учетные документы. Хозяйственные документы не являются по умолчанию первичными учетными документами, а лишь выполняют роль источника информации для ее включения в составленный организацией первичный учетный документ. При этом организация вправе использовать хозяйственные документы непосредственно в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни при условии, что они отвечают всем требованиям Закона № 402-ФЗ.
Чтобы проконтролировать наличие оригиналов первичных документов, а также счетов-фактур, полученных от поставщиков, в "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0 в стандартных документах поступления (раздел Покупки) предусмотрена группа реквизитов Оригинал (рис. 1).
Рис. 1. Контроль полученных оригиналов входящих документов
При получении оригинала первичного документа, оформленного с учетом требований Закона № 402-ФЗ, следует установить флаг получен, а при поступлении оригинала счета-фактуры - флаг СФ получен. При получении УПД доступен только флаг получен.
Изменять статусы получения оригиналов первичных документов и оригиналов счетов-фактур можно не только из форм документов поступления, но и из списка. Для этого в списке документов поступления (документов поступления дополнительных расходов) следует выделить один или несколько документов и изменить статус их подписания по кнопке Оригинал, выбрав одну из команд:
Оригинал получен;
Оригинал не получен;
СФ оригинал получен;
СФ оригинал не получен;
Все оригиналы получены.
Эта возможность особенно актуальна для документов, относящихся к закрытому периоду, поскольку изменение статуса не требует их перепроведения.
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.76.67.
Проконтролировать подписание покупателями (заказчиками) документов реализации позволяет флаг Документ подписан, установленный в форме документа Реализация (акт, накладная, УПД) (раздел Продажи). Если в учетной системе продавца (исполнителя) регистрируется документ реализации, оформленный с обеих сторон, то флаг Документ подписан должен быть включен (рис. 2). Если же документ реализации регистрируется продавцом (исполнителем), не будучи при этом подписанным со стороны контрагента, то флаг Документ подписан включать не следует.
Рис. 2. Контроль подписания документа реализации
Как только бухгалтерская служба получит оригинал документа, подписанного контрагентом, в соответствующем документе учетной системы необходимо установить флаг Документ подписан.
Управлять реквизитом Подписан можно не только из формы документа реализации, но также из списка документов реализации. Можно выделить сразу несколько документов в списке и изменить статус их подписания по команде Подписан - Документ подписан. Это особенно актуально для документов реализации, относящихся к закрытому периоду, поскольку изменение статуса не требует их перепроведения.
О том, как в программе "1С:Бухгалтерия 8" редакции 3.0 организован аналитический учет расчетов с контрагентами, см. статью "Расчеты с контрагентами в "1С:Бухгалтерии 8".
Как в "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0 контролировать подписание покупателями
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» релиз 3.0.39.67.
При ведении учета в программе было бы полезно не просто контролировать наличие надлежаще оформленных первичных документов, но и направлять эту информацию ответственным лицам. Иными словами, хорошо было бы иметь оперативную информацию по первичке для принятия управленческих решений: что не так и с кого спросить. Возможно ли это в 1С? Конечно. Рассказываем подробнее.
Возможность указывать лицо, ответственное за ведение сделки с конкретным контрагентом или по конкретному договору (менеджера), в стандартных документах поступления и реализации не предусмотрена.
При этом программа позволяет настраивать наборы дополнительных свойств для определенных объектов программы. Например, можно добавить дополнительный реквизит Менеджер в справочник Контрагенты, указывать ответственное лицо в карточке контрагента, а затем эту информацию использовать при составлении отчетов по полученным (выданным) документам.
Использование дополнительных реквизитов включается в разделе Администрирование. По ссылке Общие настройки следует перейти в одноименную форму, развернуть группу Дополнительные реквизиты и сведения и установить одноименный флаг (рис. 3).
Рис. 3. Общие настройки
Для добавления дополнительных реквизитов и описания их свойств следует перейти по гиперссылке Дополнительные реквизиты в одноименную форму, которая представляет собой таблицу из двух частей:
в левой части располагаются наборы реквизитов, назначенных справочникам или документам, которые показаны в виде групп;
в правой части в виде таблицы располагается список дополнительных реквизитов, входящих в набор, выделенный курсором. В таблице выводится имя дополнительного реквизита и тип значения.
Для назначения нового дополнительного реквизита справочнику Контрагенты в левой части формы Дополнительные реквизиты следует выбрать соответствующий набор и нажать на кнопку Добавить - Новый. В открывшейся карточке дополнительного реквизита нужно заполнить поля следующим образом (рис. 4):
Рис. 4. Карточка дополнительного реквизита
указать краткое наименование реквизита (например, Менеджер), которое будет выводиться в карточке контрагента;
в поле Тип значения указать значение Физическое лицо, выбрав его из предлагаемого списка. В этом случае менеджеров можно будет выбирать из справочника Физические лица;
если включить флаг Выводить в виде гиперссылки, то в карточке контрагента после ввода дополнительного реквизита будет размещена ссылка на карточку указанного физического лица;
для настройки видимости дополнительного реквизита следует перейти по ссылке, расположенной в поле Виден. Видимость дополнительного реквизита может зависеть от некоторого условия (например, от заполнения другого реквизита). После того как условие задано, ссылка отображает заданное условие. По умолчанию отображается значение всегда;
для настройки доступности дополнительного реквизита следует перейти по ссылке, расположенной в поле Доступен. После того как условие задано, ссылка отображает заданное условие. По умолчанию отображается значение всегда;
чтобы дополнительный реквизит при заполнении справочника Контрагенты не оставался пустым, следует включить флаг Заполнять обязательно. Обязательность заполнения может зависеть от некоторого условия (например, от заполнения другого реквизита). Чтобы задать условие, следует перейти по ссылке, расположенной рядом. Ссылка по умолчанию принимает значение всегда;
в поле Идентификатор для формул следует ввести идентификатор, который требуется при использовании дополнительного реквизита;
чтобы объяснить, как заполняется дополнительный реквизит, можно заполнить поле Всплывающая подсказка.
После сохранения дополнительного реквизита в карточке контрагента появляется возможность вводить значение дополнительного реквизита - менеджера, который работает с данным контрагентом. Менеджер выбирается из справочника Физические лица. Можно добавить новое физическое лицо в справочник непосредственно из карточки контрагента по кнопке с плюсом.
Помимо раздела Администрирование список наборов дополнительных реквизитов можно также открыть непосредственно из карточки контрагента по команде Еще - Изменить состав дополнительных реквизитов.
После того как к каждому контрагенту будет "привязан" менеджер, можно формировать отчеты по "проблемной" первичке, например отчет по отсутствующим оригиналам документов поступления (или оформленных с нарушением Закона № 402-ФЗ), с указанием лиц, ответственных за работу с каждым контрагентом.
Для этого следует открыть список входящих документов поступления (раздел Покупки - Поступление (акты, накладные, УПД)) и воспользоваться командой Еще - Настроить список.
В открывшейся форме настроек на закладке Отбор следует установить отбор по отсутствующим оригиналам первичных документов:
в левой части формы настроек среди доступных полей выбрать поле Оригинал и нажать на кнопку Выбрать;
в правой части формы настроек в появившейся строке в поле Вид сравнения установить значение Равно, а в поле Значение установить значение Нет.
На закладке Группировка в левой части формы среди доступных полей следует выбрать поле Контрагент, раскрыть его реквизиты, щелкнув по пиктограмме со значком "+", найти реквизит Менеджер и выбрать его (либо кнопкой, либо мышью). По кнопке Завершить редактирование осуществляется возврат в список документов поступления, который теперь сгруппирован по контрагентам, у которых отсутствуют оригиналы первичных документов.
Сохранить выполненные настройки можно по команде Еще - Сохранить настройки.
Чтобы вывести результат на печать, следует выделить любую строку с документом поступления и нажать на кнопку Печать - Реестр документов. Обратите внимание: если выделить строку с дополнительным реквизитом, то есть менеджером, команда печати документа не может быть выполнена (это особенность платформы).
Реестр документов поступления с отсутствующими оригиналами будет сформирован начиная с даты документа, выделенного курсором. Период формирования реестра можно изменить, указав требуемый период в командной строке. Дополнительно настроить печатную форму реестра можно по кнопке Показать настройки.
В настройках реестра на закладке Оформление следует установить флаги для тех показателей, которые дополнительно требуется отразить в отчете, например, для показателя Контрагент [Менеджер (Справочник "Контрагенты")].
Печатная форма реестра с выполненными настройками отображается на экране по кнопке Сформировать (рис. 5).
Рис. 5. Реестр отсутствующих оригиналов документов поступления по менеджерам
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.88.22.
Реестр можно формировать по каждому менеджеру или по каждому контрагенту, используя отборы в настройках реестра.
