Есть два основных способа получить служебный автомобиль в пользование:
Совмещать основную работу и должность водителя. В этом случае расходы по содержанию автотранспорта входят в общие затраты на служебный автопарк компании.
Передача служебного транспорта в личное пользование. Все затраты по содержанию автомобиля несет сотрудник.
Порядок использования сотрудником служебного автотранспорта оговаривается в трудовом договоре и внутренних актах компании.
Чтобы предоставить рабочий автомобиль работнику, необходимо:
• внести необходимые изменения в трудовой договор и должностную инструкцию;
• выпустить приказ о передаче транспорта конкретному сотруднику;
• оформить акт приема-передачи транспортного средства.
Если поездки на служебном транспорте осуществляются по рабочим делам, оформляется путевой лист и выполняются все требования федерального закона № 116-ФЗ. Кроме прочего, в этом законе прописывается необходимость прохождения предрейсового осмотра.
Согласно п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса Российской Федерации, сотрудник имеет право управлять служебным автомобилем, если у него имеется:
• действующее водительское удостоверение;
• свидетельство о государственной регистрации автотранспортного средства;
• полис ОСАГО;
• официальный приказ о передаче в пользование служебного транспорта.
Оформление автотранспортного средства в пользование сотруднику происходит следующим образом:
• На имя сотрудника оформляется доверенность на право управления служебным транспортом.
• В должностную инструкцию или трудовой договор (в раздел «Права» или «Обязанности») добавляется пункт о том, что сотрудник имеет право использовать служебный автомобиль для поездок и выполнения своих должностных полномочий.
• Проводится инструктаж. Водители должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией по охране труда.
• В полис ОСАГО вносится фамилия сотрудника, имеющего право пользоваться автотранспортным средством.
Проводится предрейсовый медицинский осмотр. За его отсутствие инспектор ДПС может наложить на организацию штраф в размере 30 000 ₽, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Также
• В должностную инструкцию или трудовой договор (в раздел «Права» или «Обязанности») добавляется пункт о том, что сотрудник имеет право использовать служебный автомобиль для поездок и выполнения своих должностных полномочий.
• Проводится инструктаж. Водители должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией по охране труда.
• В полис ОСАГО вносится фамилия сотрудника, имеющего право пользоваться автотранспортным средством.
• Проводится предрейсовый медицинский осмотр. За его отсутствие инспектор ДПС может наложить на организацию штраф в размере 30 000 ₽, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Также наказание может наложить трудовая инспекция.
• Оформляется путевой лист – документ, позволяющий вести учет и контроль работы автомобиля и водителя. В установленных законом случаях водитель обязан иметь его под рукой и по первому требованию предъявлять сотруднику ГИБДД. Путевой лист оформляется в обязательном порядке, если служебный транспорт используется для перевозки любых грузов, пассажиров и багажа.
Если работник одновременно с основной деятельностью работает водителем, ему необходимо доплачивать. Основание – ст. 57 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Необходимая информация должна содержаться в трудовом договоре или должностной инструкции.
Если работник одновременно со своими служебными обязанностями, прописанными в трудовом договоре, выполняет обязанности водителя, не указанные в документе, это называется совмещением должностей. За это работнику также положена доплата. Основание – ч. 1-2 ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ.
Если работник с получением автомобиля не получает новых трудовых функций (не начинает перевозить грузы или людей), то в этом случае совмещения должностей не возникает. Дополнительные выплаты сотруднику не положены, а сам факт предоставления транспорта может расцениваться как поощрение или дополнительная мотивация.
В компании могут использоваться как унифицированные, так и собственные формы путевых листов. Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 №78. Эти формы не обязательны к использованию на всех предприятиях.
Если по каким-либо причинам унифицированные формы не подходят, то разрабатываются собственные бланки. Использование путевых листов фиксируется в учетной политике предприятия.
Если бланк путевого листа разрабатывается самостоятельно, необходимо включить в него ряд обязательных реквизитов, которые содержатся в разделе II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 №52:
• Номер путевого листа.
• Срок действия путевого листа.
• Данные о водителе, у которого есть право управления автотранспортным средством.
• Данные о транспортном средстве.
Кроме этого, в документ могут включаться специфические реквизиты, в зависимости от того, какой деятельностью занимается компания.
Лист оформляется в единственном экземпляре на каждый автомобиль. В названии документа следует обозначить вид служебного транспорта. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Бланк заполняется уполномоченным сотрудником (самим предпринимателем, диспетчером и т.д.). Листы нумеруются в хронологическим порядке и заверяются печатью организации или штампом.
Транспортировка груза представляет собой специальную процедуру, которую можно осуществлять только при соблюдении определенных правил. Существует перечень бумаг, официально утвержденных законодательными актами, которые являются обязательными в данном случае. В первую очередь необходимо правильно оформить все общие сопроводительные документы на перевозку груза, после чего позаботиться о дополнительных бумагах и особых разрешениях, если они необходимы.
Многих водителей интересует, какие документы нужны для перевозки груза, чтобы в случае проверки с компетентными органами не возникло никаких проблем. Перечень официальных бумаг следующий:
1. Удостоверение водителя на право управления транспортным средством соответствующей категории.
2. Товарно-транспортная накладная (ТТН). Скачать бланк
3. Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим перевозку. Скачать образец договора
4. Путевой лист. Скачать бланк
Все вышеперечисленные документы нужны для перевозки любых видов товара, и не могут быть заменены на другие бумаги. При этом стоит отметить некоторые особенности данной документации.
Накладная при перевозке грузов является одним из самых главных свидетельств, которые необходимо будет предъявить водителем при проверке. Выписываться этот документ должен организацией или лицом, которое является отправителем. При этом официально данная бумага должна быть утверждена соответствующими печатями. Ее необходимо сделать в четырех копиях, по одной из которых получает отправитель и получатель, а две остаются в транспортной компании. Данный документ содержит две важные части:
1. Товарный раздел. Данная часть указывает полное описание товара, которые остальные документы на перевозку груза не дают.
2. Транспортный раздел. Этот элемент должен содержать наиболее полную информацию о маршруте, название отправителя и посредника, а также данные о водителе и технических характеристиках автомобиля.
В некоторых случаях от товарно-транспортной накладной можно отказаться. Чаще всего это бывает тогда, когда транспортировку осуществляет покупатель. Документы на перевозку груза в данном случае не требуют ТТН, так как весь процесс происходит между двумя объектами договора без посредников в виде транспортной компании.
Договор должен быть в обязательном порядке подписан. Это делает водитель, либо же экспедитор, сопровождающий машину. Не обязательно, чтобы эта бумага была оригинальной, так как можно использовать заверенные печатями копии. Таким образом подтверждается законность транспортировки. Вместо договора разрешается использовать доверенность, если на ней также стоят соответствующие печати организаций.
Путевой лист обязательно должна оформлять компания, непосредственно занимающаяся перевозкой. Данный бланк должен иметь определенный элементы, среди которых специалисты выделяют:
• вид автомобиля и его госномер;
• название организации, которая оформила документ;
• информацию о количестве расхода топлива;
• дату оформления;
• номер накладной на груз.
Путевой лист оформляется вместе с отрывным талоном – специальным элементов, который оформляется заказчиком груза и заверяется его же печатями. Обработку этого бланка осуществляет транспортная компания, после чего он вместе с чеком за предоставленную услугу отправляется тому, кто заказал ее.
Бланк путевого листа должен заполняться соответствующими особами, которыми является медицинский сотрудник организации, диспетчер и технический работник. Важно не только правильно заполнить документы на перевозку груза, но и дать соответствующий допуск водителю.
На вопрос о том, какие документы нужны для перевозки груза, однозначно ответить достаточно сложно. Это связанно с тем, что существует достаточно много нюансов в каждом конкретном случае, которые следует учесть. Без них ответственные лица могут получить штраф за несоблюдение законов или же получить определенные трудности, разбираясь с компетентными органами.
При необходимости следует оформить следующие документы для перевозки груза автомобильным транспортом:
1. Договор и документ, подтверждающий фактическую отгрузку товаров.
2. Накладная на товар, если в ТТН была указана неполная информация о перевозимом грузе.
3. ПТС автомобиля и техосмотр на него.
4. Документ обязательного страхования владельца транспортного средства.
5. Трудовой договор, по которому работает водитель, если он не является непосредственно владельцем автомобиля (или же копия этого документа).
6. Санитарный паспорт, если осуществляется транспортировка продуктов питания.
7. Сертификат, подтверждающий качество продукта.
8. Книжка с указанием температуры холодильника-рефрижератора, если транспортируются скоропортящиеся продукты.
9. Ветеринарный паспорт, если перевозятся животные.
10. Справка, выдающаяся на продукцию, содержащую спирт, если осуществляется перевозка алкогольных напитков.
Какие сопроводительные документы нужны для перевозки груза определяется непосредственно видом этого груза. В каждом конкретном случае это может быть индивидуальный уникальный пакет бумаг, поэтому очень важно быть предельно внимательным, получая и заполняя их.
В некоторые случаях необходимые особые документы на перевозку грузов автомобильным транспортом. К ним относятся следующие официальные бумаги:
1. Удостоверение, подтверждающее право компании перевозить крупногабаритные или опасные грузы.
2. Свидетельство, указывающие на подготовительный процесс водителя к осуществлению работы по перевозке опасных грузов. В нем совокупный водительский стаж должен превышать три года без прерывания данной трудовой деятельности. Если у водителя нет соответствующего опыта, собранные и оформленные документы по перевозке грузов не имеют значения.
3. Сертификат, подтверждающий безопасность и качественные характеристики упаковки груза.
4. Специальный опознавательный знак об опасном грузе.
5. Свидетельство, подтверждающее подготовку транспортного средства к осуществлению перевозки опасных грузов.
6. Предварительно созданный маршрутный лист с периодом разрешения транспортировки.
7. Телефонные номера и адреса всех лиц, касающихся перевозки данных представляющих опасность грузов.
8. Специально разработанный путевой лист, в котором обозначен номер опасности груза в соответствии со стандартами ООН.
Вышеперечисленные документы для перевозки грузов автомобильным транспортом считаются обязательными лишь при определенных обстоятельствах. К тому же такие транспортировки все равно необходимо согласовывать с органами ГИБДД. Следует выделить следующие случаи, которые этому способствуют: транспортировка грузов повышенной опасности; перевозка в сложных дорожно-климатических условиях; проезд в колонне с более 3 автомобилями.
Документы на перевозку груза, которые имеет нестандартно большие габариты или вес, дополняются специальными бумагами, разрешающими эти действия. При этом надо будет еще заплатить определенную сумму денег в качестве госпошлины.
Транспортировка секретных документов осуществляется по специальным правилам. Связанно это с тем, что их оформление, размножение, разработка и обращение с ними проводится намного сложнее, нежели с обычными бумагами. Перевозка секретных документов требует строго охраняемого транспортного средства и специальных условий хранения.
Минтранс принял очередной закон, который касается автомобильных транспортировок. Согласно законопроекту будут увеличены штрафы за перевозку без соответствующих сопроводительных бумаг. Стоит отметить, что штрафами будут покрывать как самих водителей, так и компанию. Если у водителя будет отсутствовать транспортная накладная, заказ-наряд, грузовая транспортная накладная и наряд, тогда водитель будет вынужден заплатить до 1500 рублей, а что касаемо должностных лиц, то сумма увеличится до 20000 рублей. Транспортные компании же, в свою очередь, заплатят штраф до 250 тысяч рублей.
Перевозка груза без сопроводительных документов может спровоцировать штраф или лишение водительских прав. Именно поэтому очень важно тщательно оформлять все бумаги в каждом из органов, которые отвечают за данную процедуру.
Если использование автотранспорта относятся к основной деятельности предприятия, а расходы на него имеют документальное подтверждение, то их можно отнести к затратам. В дальнейшем они могут учитываться при расчете налога на прибыль.
Если на предприятии используется общая система налогообложения, затраты можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией продукции. Сельскохозяйственные производители, работающие на УСН «Доходы минус расходы», учитывают расходы на транспорт на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового Кодекса РФ. В этом случае затраты учитываются и при уплате ЕСХН.
Все расходы на транспорт должны быть обоснованы и подтверждены соответствующими документами. Это требование относится не только к предприятиям, работающим на общей системе налогообложения, но и тем, кто пользуется упрощенкой. При использовании кассового метода затраты признаются лишь после фактической оплаты.
Отдельной строкой идут затраты на приобретение топлива. Сама по себе заправка, даже заверенная чеком, свидетельствует лишь о том, что работник приобрел бензин/дизель. Чтобы расходы были признаны, необходимо документальное подтверждение того, что топливо было израсходовано по прямому назначению. Для этого используется путевой лист.
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на содержание служебного автотранспорта могут включать самые разные выплаты. К примеру, мойку авто. Если оплата происходит по безналу, оформляется акт об оказании услуг. Если работник оплачивает услуги наличными, необходимо предоставить в бухгалтерию товарный или кассовый чек. Причем в товарнике должны указываться марка и номер обслуживаемого автомобиля.
В затраты можно включить и расходы на парковку. Они подтверждаются товарным чеком либо квитанцией.
kom-dir.ru/article/2644-slujebnyy-transport
naperevoz.ru/perevozki/biznes/dokumenty-na-perevozku-gruza.html
